Payroll adalah Istilah penggajian sudah banyak terdengar terutama bagi para karyawan dan pemberi kerja, karena sistem penggajian sangat berguna di perusahaan.
Biasanya pemahaman masyarakat tentang gaji hanya sebatas pada sistem penggajian saja, walaupun tidak salah, pada kenyataannya gaji lebih memiliki pengertian dan manfaat.
Kami berharap melalui artikel ini, Anda dapat memiliki pemahaman yang lebih dalam tentang pengertian Payroll, manfaat, sistem Payroll yang sesuai dan aspek lainnya.
Pengertian, Apa itu Payroll?
Payroll Adalah sistem yang dapat menangani manajemen penggajian perusahaan.
Dengan sistem ini, proses penerbitan gaji menjadi lebih mudah dan praktis, dan sistem tersebut juga sangat menyederhanakan pekerjaan pengembang sumber daya manusia.
Bayangkan saja, jika sebuah perusahaan memiliki ribuan karyawan tetapi tidak menggunakan payroll, apa jadinya, tentunya akan sangat sulit bukan?
Oleh karena itu, Payroll Adalah sistem yang sangat penting bagi perusahaan.
Keunggulan Sistem Payroll
Berikut ini adalah manfaat lain yang mungkin belum diketahui banyak orang tentang sistem ini:
1. Membuat Formulir Pajak
Tidak hanya untuk penggajian, tetapi sistem ini juga dapat digunakan untuk membuat tabel pajak.
Formulir pajak di daftar Payroll adalah formulir pajak yang bisa dikirim langsung atau dicetak ke pihak yang berkepentingan.
Demikian pula, sistem dapat mempermudah pekerjaan tanpa menghabiskan banyak waktu.
Selain itu, karena formulir pajak dapat dikirim langsung melalui sistem, perusahaan dapat menghemat biaya pengiriman formulir pajak.
2. Self Service dengan Payroll
Keuntungan berikutnya dari Payroll adalah memudahkan karyawan untuk mengakses informasi terkait total gaji, pemotongan gaji, bonus tahunan, jam kerja, dan gaji lembur.
Hampir semua sistem penggajian berbasis awan cloud, yang berarti Anda dapat mengakses sistem ini kapan saja, di mana saja selama Anda memiliki Internet.
3. Menghitung Rincian Gaji
Total gaji bulanan yang diterima seorang karyawan biasanya mencakup berbagai komponen gaji, seperti tunjangan, gaji pokok, upah lembur, tunjangan lainnya, dan termasuk pemotongan gaji.
Biasanya ada dua jenis pemotongan gaji, yaitu:
- Penurunan gaji rutin, seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, asuransi dan pajak.
- Potongan gaji tambahan, seperti cicilan pinjaman, cuti yang belum dibayar, dll.
Sistem Payroll dirancang sedemikian rupa sehingga secara otomatis dapat menghitung semua pemotongan sebelum mengirimkan gaji kepada karyawan.
4. Payroll adalah Sistem Otomatis dan Aman
Bagi pengembang sumber daya manusia, mengelola upah secara manual adalah pekerjaan yang sangat rumit dan berisiko.
Oleh karena itu, dibuatlah sistem akuntansi penggajian agar semua data akuntansi penggajian dapat diproses secara otomatis dan aman.
Selain itu, dengan menggunakan sistem ini, karyawan dapat mencari informasi detail tentang gaji mereka dalam jangka waktu yang lama, karena semua data disimpan di sistem secara teratur.
5. Sistem Dapat Disesuaikan
Tentunya setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, dan fitur dari sistem ini adalah fungsinya yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Yang dibutuhkan disini adalah kebutuhan akan fungsi sistem.
Perusahaan kecil mungkin tidak membutuhkan terlalu banyak fitur karena jumlah karyawannya masih sedikit. Di sisi lain, perusahaan besar akan sangat membutuhkan fungsi yang lebih detail untuk memenuhi kebutuhan gaji mereka.
Payroll adalah Sistem yang Cocok untuk UKM
Payroll adalah sistem yang bisa digunakan oleh siapa saja, termasuk UKM. Agar dapat memanfaatkan sistem secara maksimal, berikut adalah ciri-ciri sistem yang sesuai untuk UKM:
1. Mudah digunakan
Harus dipahami bahwa penyedia sistem Payroll terlalu banyak, karena kita harus memilih sistem yang benar dengan bijak. Untuk usaha kecil menengah, usahakan memilih sistem yang mudah digunakan dan nyaman.
Mengapa?
Biasanya, sistem operasi dan struktur organisasi perusahaan kecil dan menengah tidak sedetail yang ada di perusahaan, jadi menemukan sistem penggajian yang tepat dapat sangat membantu Anda menyederhanakan pekerjaan.
2. Harga Terjangkau
Anda tidak perlu mengeluarkan uang terlalu banyak untuk mendapatkan sistem dengan harga yang wajar, karena yang terpenting sistem tersebut dapat mendukung pekerjaan, sehingga lebih mudah.
Apalagi bagi pelaku UMKM tentunya masih membutuhkan banyak modal untuk mengembangkan modal. Untuk ini, temukan penggajian dengan harga yang menguntungkan.
3. Fungsi yang Sesuai
Seperti disebutkan sebelumnya, sistem memiliki banyak fungsi, jadi UKM mungkin tidak perlu menyediakan fungsi tertentu.
Langkah yang perlu Anda lakukan adalah mendiskusikan fitur yang diperlukan dengan penyedia sistem penggajian dan anggaran yang diperlukan untuk membeli sistem tersebut.
Jika anggaran Anda terbatas, tidak perlu khawatir, karena bagaimanapun, penyedia sistem akan melakukan segala daya untuk memenuhi kebutuhan Anda.
Komponen Utama Pada Sistem Payroll
Meskipun sistem ini dapat dikustomisasi, namun tentunya menyediakan beberapa komponen yang umum dan tertentu, seperti:
1. Absensi Karyawan
Komponen utama dari Payroll adalah absensi, apalagi jika perusahaan Anda adalah perusahaan yang sangat menjamin absensi dalam proses penggajian.
2. Jam Kerja
Sistem tidak hanya dapat menampilkan jam kerja dalam sehari, tetapi juga laporan sebulan.
3. Tunjangan dan Lainnya
Setiap perusahaan bahkan memberikan fasilitas yang berbeda dalam suatu perusahaan, dan terkadang seorang karyawan mendapatkan fasilitas yang berbeda pula.
Sistem juga dapat memberikan laporan rinci tentang tunjangan karyawan.
4. Potongan
Seperti disebutkan sebelumnya, sistem juga dapat memilah-milah pemotongan bagi karyawan, seperti pemotongan PPh 21, BPJS, dan asuransi lainnya.
5. Gaji Lembur
Jika jam kerja karyawan melebihi batas waktu kerja, beberapa perusahaan akan memberi mereka lembur, dan penggajian juga dapat menampilkan fitur ini.
Sistem Payroll Gratis
1. Vertex 42
Vertex 42 adalah nama situs webnya, dan menyediakan berbagai templat, termasuk templat gaji, kalender, rencana, anggaran, dan berbagai templat lainnya.
Jika Anda tidak memiliki cukup dana untuk membeli sistem penggajian, Anda dapat mencoba Vertex 42 karena sangat mudah digunakan.
Anda hanya perlu memasukkan data ke dalam sistem, dan sistem akan memprosesnya.
2. Sistem Microsoft
Sistem ini merupakan sistem yang dapat digunakan oleh siapa saja karena terletak pada sistem Microsoft (Microsoft Excel atau Microsoft Word).
Kekurangan dari sistem ini adalah pengaturannya tidak otomatis, dengan kata lain anda harus mengaturnya sendiri sebelum digunakan.
3. Template Bebas
Anda dapat dengan mudah menemukan templat gaji gratis di Internet, tetapi itu mungkin tidak persis seperti yang Anda butuhkan.
Meski begitu, Anda tetap bisa memodifikasinya!
bagaimana itu?
Sekarang, kita memahami Payroll adalah sistem yang sangat berguna untuk perusahaan besar dan pengusaha kecil dan menengah.
Jika Anda sedang membangun atau mengembangkan bisnis dan merasa kesulitan untuk berurusan dengan penggajian, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan sistem ini.
Anda bisa memulainya dengan mencoba sistem Payroll gratis yang sesuai dengan kebutuhan Anda, sehingga bisnis Anda menjadi lebih mudah dan sistematis.
